13.10. vietettiin kansainvälistä Selkeän kielen päivää. Selkeän kielen käyttäminen ja sitä kautta laajan yhteisen ymmärryksen saavuttaminen on minulle tärkeää ja sydäntäni lähellä. Selkeästä kielestä puhutaan usein virkakielen yhteydessä, mutta mielestäni siitä tulisi puhua muutenkin. Työelämä kun on täynnä esimerkkejä huonosta viestinnästä ja kommunikaatiosta, jossa yksi iso haaste on selkeän kielen käyttäminen.
Mihin tarvitsemme kieltä ja kommunikaatiota…
…jos meillä ei ole mahdollisuutta ymmärtää sitä? Tämä kysymys pohdituttaa minua monesti, kun kuuntelen erilaisia seminaariesityksiä tai vaikkapa televisiossa käytävää keskustelua, tai luen muistioita, pöytäkirjoja ja tiedotteita. Liian usein tulee mieleeni, että miksi puhuja on ylipäänsä tullut paikalle, tai miksi tämä teksti on kirjoitettu. Oliko puhujalla oikeasti mitään sanottavaa? Eikö tätä asiaa voisi sanoa jotenkin paljon selkeämmin ja yksinkertaisemmin? Liian usein jää myös tunne, että en kyllä nyt ymmärtänyt tuosta oikein mitään.
Olen paljon myös työurani aikana miettinyt, missä on vika, jos viesti ei tule ymmärretyksi. Moni meistä syyttää itseään siitä että ei ymmärrä. Aikansa yritettyään moni luovuttaa ja toteaa: ”antaa fiksumpien päättää”. Todellisuudessa fiksuus ei mitenkään korreloi sen kanssa, että osaa ketjuttaa useita monimutkaisia sanoja loogiselta kuulostavaksi kokonaisuudeksi. Ja korostan nimenomaan sanaa ”kuulostavaksi”, koska loogisia nämä lauseet eivät tottavie useinkaan ole. Näin ollen ei ole myöskään mikään ihme, että normaaleilla ymmärtämisen taidoilla varustetut ihmiset eivät niistä mitään tajua.
Organisaatiojargonista ja puppukielestä
Olen huomannut, että jostain syystä on tärkeää, että kun ylenet organisaatiossa, sinun pitää oppia myös käyttämään ”organisaatiojargonia” sopivalla tavalla. Henkilöä, joka sanoo asiat suoraan ja esittää kiperiä kysymyksiä siitä, mitä jollakin lauseella todella tarkoitetaan, ei katsota hyvällä silmällä. Joissakin piireissä on myös suosittua käyttää myös ns. puppukieltä, joka on ehkä vielä jargoniakin pahempaa.
Selkeyttääkseni, mitä itse tarkoitan jargonilla, sanoisin että se on monimutkaista, laina- ja trendisanoja viljelevää jorinaa, jota on vaikea seurata ja josta on vaikea saada selvää. Puppukieli puolestaan on tyhjää, merkityksetöntä kieltä, jossa käytetään paljon vahvoja (usein positiivissävytteisiä) sanoja ja ennalta harkittuja korulauseita. Erittäin hyvän artikkelin puppukielestä löydät täältä.
Sekä jargonin että puppukielen käyttäjät kuulostavat usein ihmeen fiksuilta ja uskottavilta puheissaan. Tunnistat kielen kuitenkin jargoniksi tai puppuksi, jos joku kysyy sinulta, mitä viestissä tai tilaisuudessa sanottiin, etkä osaa siihen yksiselitteisesti vastata. Erityisesti puppukielen käyttäjistä sanotaan usein, että he ovat ”hyviä puhujia”, mutta sanomasta ei kuitenkaan jää mitään konkreettista käteen. Jargonin käyttäjistä ei valitettavasti jää edes tätä vaikutelmaa.
Tässä kohtaa on vielä huomautettava yhdestä kielimuodosta: ammattislangista. Ammattislangia ei saa sekoittaa jargoniin ja puppukieleen. Ammattislangin käyttäminen on usein välttämätöntä, jos sanoille ei esimerkiksi ole toimivia suomenkielisiä vastineita, tai sanat yksinkertaisesti ovat vakiintuneet toimivaksi osaksi ammattisanastoa. Ammattislangin käyttäminen on siis täysin hyväksyttävää ja oikein, mutta tässäkin kannattaisi muistaa pari asiaa. Ensinnäkin olisi hyvä tunnistaa, mitkä termit omassa työssä ovat ammattisanastoa ja tuottaa näistä termeistä esimerkiksi sanasto yrityksen sisäiseen käyttöön. Toiseksi olisi hyvä tunnistaa, keiden sellaisten tahojen kanssa olen tekemisissä, jotka eivät tunnista käyttämääni sanastoa. Tällaisia ovat esimerkiksi asiakkaat, eri sidosryhmät ja alalla uudet työntekijät. Näiden tahojen kanssa kommunikointiin on hyvä käyttää selkeäkielisempää sanastoa, mikäli heidän halutaan ymmärtävän sanomamme.
Selkeän viestinnän ja kommunikaation hyödyt
Mitä hyötyä meille olisi siitä, että ymmärtäisimme selkeästi meille tarpeelliset viestit – esimerkiksi sen yrityksen strategian, jossa olemme töissä, tai toimintaohjeet vaikkapa lapsemme koulutyötä tukevaan palaveriin valmistautumiseksi?
Omien kokemusteni pohjalta se, että mahdollisimman monelle annetaan mahdollisuus ymmärtää kulloinkin puheena olevat asiat, tuottaa mm. seuraavia hyötyjä:
- Selkeä teksti vähentää väärinymmärryksiä ja lisää oikein ymmärtämistä.
- Ihmiset saadaan kiinnostumaan asiasta ja tätä kautta paremmin mukaan osallistumaan aiheen käsittelyyn.
- Kun ihmiset osallistuvat, saadaan samalla valjastettua suurempi kapasiteetti mahdollisen käsillä olevan ongelman pohtimiseen. Tämä taas tarkoittaa sitä, että monimutkaisiin ongelmiin saadaan valtavasti uusia näkökulmia, kun ihmisillä oleva kokemus, osaaminen, tieto ja persoonallisuuden piirteet saadaan hyötykäyttöön.
- Kun ihmiset ymmärtävät asian, ovat kiinnostuneita ja osallistuvat, vastarintaa tulee vähemmän ja ollaan enemmän samalla puolella. Tästä voisi käyttää myös sanaa sitoutuminen.
- Kun ihmiset saadaan laajasti kiinnostumaan, osallistumaan ja sitoutumaan, tällä voidaan saavuttaa myös selviä kustannussäästöjä. Kustannussäästöt tulevat mm. siitä, että aikaa ei tarvitse kuluttaa väärinymmärrysten korjaamiseen, eikä asioita tarvitse tehdä moneen kertaan ja samoja ongelmia vatvoa (usein kalliissa projekteissa) jopa vuosia tai vuosikymmeniä.
Selkeän kielen käyttämisen haasteet
Miksi emme sitten käytä selkeää kieltä? Itse olen havainnut ilmiölle ainakin seuraavia selityksiä.
Selkeän kielen käyttäminen on haastavaa.
Erityisen vaikeaa on selittää ymmärrettävästi sellaisia asioita, joita ei ole itsekään täysin ymmärtänyt. Mitä paremmin ymmärrät selittämäsi asian, sitä selkeämmin osaat sen myös kertoa muille. Kun nykyään itse törmään tilanteeseen, jossa en ymmärrä minulle kerrottua asiaa, ajattelen väistämättä, että puhuja ei itsekään tiedä aiheesta tarpeeksi.
Selkeä viestiminen erityisesti työelämässä tarkoittaa usein myös sitä, että on pitänyt tehdä jokin päätös: tehdäänkö jotain todella vai eikö tehdä, onko kyseessä pelkkä kokeilu, mitä on päätöksen taustalla, mihin sillä todellisuudessa tähdätään jne.. (Päätösten tekeminen ja erityisesti niiden takana seisominen on muuten aivan erityisen hankalaa, koska se vaatisi usein etukäteen paljon tiedon hankintaa, selkeyttämistä, yhteistä keskustelua ja yhteisen ymmärryksen saavuttamista. Tämä taas vaatii paljon aikaa (mitä meillä ei tietenkään ole) ja rohkeutta tunnustaa oma osaamattomuus ja pyytää apua joltakin osaavammalta.)
Selkeän kielen käyttäminen on pelottavaa!
Se nimittäin tarkoittaa sitä, että asettaa omat todelliset ajatuksensa tai ryhmän tekemät päätökset muiden arvioitavaksi. Selkeän kielen käyttäminen saattaa johtaa vastalauseisiin tai tarpeisiin perustella asioita uudelleen ja uudelleen. Sitä me emme halua tehdä, koska siihen kuluu aikaa ja siinä joutuu laittamaan itseään likoon. Vähät siitä, että lopputulos saattaisi olla huomattavasti parempi ja tulla monin verroin edullisemmaksi.
Ajan puute.
Asioista ei haluta viestiä ymmärrettävästi, koska siitä saattaisi seurata liikaa keskustelua ja sellaisia huomioita, jotka olisi syytä tutkia ja selvittää, eikä sellaiseen ole aikaa. Tämä on siinä mielessä mielenkiintoinen näkökulma, että usein meillä on sitten kuitenkin aikaa tehdä asiat huonosti ja moneen kertaan, ja koko se aika pysyä epätyydyttävässä tilanteessa. Useimmiten olisi kokonaisuuden kannalta järkevämpää laittaa asiat kerralla kuntoon ja keskittyä sen jälkeen uusiin ongelmiin. Tämä takaisi myös jatkuvan kehittymisen.
Osaamisen puute.
Olemme niin pitkään käyttäneet organisaatiojargonia, että emme enää itsekään tunnista sitä, ja vaikka tunnistaisimme, emme osaa korjata tilannetta.
Miten voimme parantaa kielen selkeyttä ja ymmärrettävyyttä?
Selkeää kieltä on määritelty useissa eri lähteissä. Netissä hyviä kirjoituksia löytyy mm. Kotimaisten kielten keskuksen Kielikello-sivustolta (esim. täältä) ja saavutettavan kirjallisuuden ja julkaisemisen asiantuntijakeskus Celiasta (esim. täältä).
Listasin tähän vielä omia ajatuksiani siitä, millaista on selkeä kieli.
- Mahdollisimman lyhyttä ja jäsenneltyä: Selkeä ja looginen rakenne, havainnolliset otsikot. Tärkeät asiat, kuten ajankohtaiset toimenpiteet, on korostettu.
- Suoraa: Asiat on kerrottu suoraan ja kiertelemättä, ja ne ovat ymmärrettävissä vain yhdellä tavalla.
- Käytössä yksinkertainen sanasto ja lauserakenteet: Lukeminen on sujuvaa ja tekstiä ei tarvitse yrittää tavata uudelleen ja uudelleen.
- Ei käytetä passiivia: Kerrotaan kuka tekee, mitä tapahtuu ja milloin.
- Havainnollista: Käytetään tarvittaessa esimerkkejä monimutkaisen asian hahmottamiseen.
- Johdonmukaista: Asiat kytketään toisiinsa ja niistä syntyy looginen jatkumo lukijan mielessä.
Yhtenä seikkana nostaisin esille vielä oman äidinkielen käyttämisen. Nykyään on noussut trendiksi ”twiittailla” ja jakaa paljon englanninkielisiä tekstejä. Joissakin tapauksissa se on ymmärrettävää, mutta usein on myös niin, että tekstin suomentaminen saattaisi lisätä asioiden ymmärtämistä samalla tavalla. Usein kun vieras kieli vaatii vieläkin enemmän tulkintaa, kuin oma äidinkieli.
Mielestäni meidän ei myöskään pitäisi hyväksyä jargonin ja puppukielen käyttämistä, vaan taistella kaikin tavoin niitä vastaan. Keinoja voi olla vaikea löytää, koska useimmat niistä vaativat rohkeutta. Peräänkuuluttaisinkin tätä rohkeutta erityisesti niiltä henkilöiltä, jotka toistuvasti työurallaan törmäävät jargoniin tai puppukieleen ja ovat kuitenkin edelleen kiinnostuneita ymmärtämään sanoman. Tällöin voisi avoimesti sanoa, että ”en ymmärtänyt kertomastasi juuri mitään, voisitko selittää sen minulle yksinkertaisemmin”.
Mistä löytyvät ne rohkeat henkilöt, jotka lähtevät mukaan taisteluun selkeämmän kielen puolesta ja uskaltavat useammin kysyä: mitä tarkoitat?
