Oletko aloittamassa kehittämisprojektia yrityksessäsi? Onko vaarana, että homma menee sähläämiseksi ja säätämiseksi kaiken muun työn ohessa? Tuppaavatko projektit joskus jäämään puolitiehen? Fokus puuttuu? Ei oikein innosta?
Olen yli 15 vuoden ajan päätyönäni kehittänyt erikokoisten yritysten ja organisaatioiden sisäistä toimintaa, palveluja ja prosesseja. Olen huomannut liudan asioita, jotka vaikuttavat olennaisesti kehittämisen onnistumiseen tai epäonnistumiseen. Haluan tässä vinkata niistä muutaman tärkeimmän, jotta sinäkin voisit onnistua omassa projektissasi mahdollisimman hyvin.
1. Projektin tunnistaminen ja suunnittelu
Erilaisia ideoita on heitetty ilmoille x määrä (joillakin ideoita on liikaa, joillakin liian vähän). Missään vaiheessa niitä ei kuitenkaan oikeastaan arvioida, eikä tehdä päätöstä siitä, mitä lähdetään toteuttamaan ja mitä ei. Lähdetään tekemään vähän kaikkea tai ei oikein mitään, ja sinkoillaan sinne tänne. Projektin lopputuloskin on silloin vähän ”sitä ja tätä”.
Tyypillistä on myös se, että missään vaiheessa ei edes tunnisteta, että tekemiset todellakin kannattaisi projektoida. Kuitenkin – niin tylsältä (kenties jopa ahdistavalta) kuin se tuntuukin – jonkinlainen kehittämisen suunnitelma, priorisointi ja aikataulu olisi hyvä olla olemassa. Suunnitelmia voi ja kannattaakin ketterästi ja tilanteen mukaan sitten matkan varrella muuttaa, mutta ne kuitenkin raamittavat tekemistä ja toimivat keskustelun ja tekemisen pohjana heti alusta lähtien.
2. Oikeanlainen tavoite
Usein tavoitteen määrittelyyn suositellaan SMART-kaavaa, jonka nimi alun perin tulee englannin kielen sanoista, mutta voidaan vapaasti suomentaa: Selkeästi määritelty, Mitattavissa oleva, Aikaan sidottu, Realistinen ja Tavoittelemisen arvoinen. Nämä ovat kaikki tärkeitä ominaisuuksia.
Itse pidän tärkeimpänä juuri sitä, että tavoite on ylipäänsä jotenkin määritelty ja kirjattu ylös. Lisäksi on erittäin tärkeää, että tavoite olisi YMMÄRRETTÄVÄ (ja kaikki osapuolet myös ymmärtävät sen samalla tavalla), ja että tavoite olisi positiivinen, eli kohti jotakin, ei pois jostain.
Esimerkiksi se, että ”uudistetaan” jokin asia, EI ole hyvä tavoite. Ensinnäkin se voidaan ymmärtää juuri niin monella tavalla, kuinka monta henkilöä projektissa on mukana. Toiseksi se on juuri mainitsemaani ”pois jostain” -ajattelua (”pääasia, että olemassaolevaa muutetaan jollain tavalla, lopputulos voi olla mitä tahansa”).
Tavoitteiden asettamisessa on hyvä muistaa kysymykset “miksi?” ja “kenelle?”.
3. Säännöllinen seuranta, mittaaminen ja arviointi
Projekti on syystä projekti, ”tarkkaan suunniteltu työ tietyn päämäärän saavuttamiseksi”. Projektin etenemistä tulee seurata ja arvioida säännöllisesti, ja tarvittaessa tehdä (sallituissa rajoissa) muutoksia reittisuunnitelmaan. Tärkeää on myös aina erottaa projekti muusta toiminnasta ja seurata sen toteutumista omana kokonaisuutenaan.
On myös huolestuttavan harvinaista, että otsikon aiheesta, eli projektin onnistumisesta oltaisiin huolissaan. Usein projektia lähdetään vain tekemään, ilman, että pohdittaisiin kriteerejä sen onnistumiselle – saati, että mietittäisiin, miten onnistumista voisi mitata.
Mittaaminen olisi kuitenkin aivan supertärkeää monestakin eri syystä.
“Sitä saat, mitä mittaat”, sanotaan. Eli mittarit ohjaavat projektia matkan varrella.
Lisäksi ihmisen muisti on kovin rajallinen. Kun toiminta kehittyy, tavoitteet siirtyvät eteenpäin ja projektista tulee päättymätön kilpajuoksu täydellisyyden tavoittelussa. Mittareiden avulla voidaan jälkikäteen osoittaa, mistä on tultu, mihin päädytty ja mitä projektissa on oikeasti saatu aikaiseksi. Mittarit asettavat projektille rajat ja antavat syyn juhlia onnistumisia. Kun yksi projekti on saatu maaliin, voidaan toki heti perään käynnistää uusi, jonka tavoitteet on asetettu entistä korkeammalle. 🙂
4. Asenne
Tarkoitan tällä sekä asennetta kehittämistä kohtaan yleisesti että asennetta siihen, lähdetäänkö projektia tekemään ns. tosissaan, vai koetaanko se lähinnä ylhäältä asetettuna pakkopullana.
Avainasemassa oikeanlaisen asenteen synnyttämisessä on tietenkin projektin tavoite: ymmärretäänkö tavoite ja perustelut, ja koetaanko ne innostavaksi ja merkitykselliseksi.
Toinen ratkaiseva tekijä on usko projektin onnistumisen mahdollisuuksiin. Jos esimerkiksi johto ei selvästikään ole kiinnostunut projektista, tai sitoutumisen puute näkyy muulla tavoin (esim. ei anneta riittäviä resursseja projektille), se vaikuttaa ilman muuta projektihenkilöstön asenteeseen.
Suosittelenkin pohtimaan, miten kehittämisestä voisi aidosti innostua ja miten organisaation johto voisi tätä innostumista tukea. Se voi lopulta muodostua jopa ratkaisevaksi asiaksi projektin onnistumisessa.
Mikäli olet aloittamassa kehittämisprojektia, jonka onnistuminen on sinulle tärkeää, mutta et ihan tiedä mistä kannattaisi lähteä liikkeelle, miten projekti kannattaisi käytännössä toteuttaa tai sinulta yksinkertaisesti puuttuu tekijöitä, otathan yhteyttä. Autan asiakkaitani selkeyttämään tavoitteet ja niiden saavuttamiseksi tarvittavat toimenpiteet. Sanallistan ideat ja toteutan niistä toimivan suunnitelman yhdessä teidän kanssanne. Tarvittaessa autan myös projektin toteuttamisessa.
Minun tavoitteeni on varmistaa, että asiakkaani onnistuvat projekteissaan. Että niissä tulevat huomioiduksi sekä kokonaiskuva että pienemmät yksityiskohdat. Periaatteenani on, että kun asioita kerran tehdään, niin tehdään ne sitten kunnolla. Aikataulu ja budjetti huomioiden, tietenkin.
En tule kertomaan mitä pitäisi tehdä, tai edes miten pitäisi tehdä, vaan tulen kanssanne toteuttamaan projektin. Teidän projektistanne tulee myös minun projektini ja teen kaikkeni, jotta se onnistuisi. Roolini voi olla esim. sparraava, koordinoiva tai todella ”hands on” – eli kääritään hihat ja ryhdytään hommiin. Mitä tahansa tarpeenne onkin juuri nyt. Erilaiset dokumentointi-, organisointi-, tiedonhaku-, analysointi- ja viestintätehtävät ovat myös erityisosaamisalaani. Kaikki palvelut hoituvat sujuvasti etäyhteyksillä.
Uskon vahvasti, että kehittämällä, sekä etsimällä aktiivisesti ja positiivisesti uudenlaisia näkökulmia ja ratkaisuja liiketoimintaamme luomme itsellemme valoisamman tulevaisuuden.
Toivotan menestyksekkäitä kehittämisprojekteja kaikille!
