Edellisessä blogikirjoituksessani kävin läpi kestävän jalkauttamisen ensimmäiset viisi vaihetta. Tässä kirjoituksessa kuvaan seuraavat viisi vaihetta (eli vaiheet 6-10), jotka mielestäni kannattaa ottaa huomioon kun lähtee suunnittelemaan ja toteuttamaan muutosten viemistä osaksi organisaation päivittäistä toimintaa – kestävästi ja tehokkaasti.
6. Mahdollisuus vaikuttaa
Olisi tärkeää, että mitään ehdotusta, suunnitelmaa tai mallia ei tuotaisi esille niin loppuun saakka viimeisteltynä, ettei sitä voisi enää viilata. Ihmisten sitoutumisessa on erittäin olennaista se, että asia koetaan ns. omaksi. Tällaista ajatusta ei voi syntyä, mikäli malli vain sanellaan ”ylhäältä päin” ja odotetaan ihmisten alkavan toimia sen mukaisesti.
Ihmisillä on luontaisesti tarve tehdä mielekkääksi kokemiaan asioita järkevällä tavalla. Asioiden mielekkyyteen vaikuttaa suurelta osin yhteisen ymmärryksen kasvattaminen, josta kirjoitin edellisessä blogikirjoituksessa. Järkevien toimintatapojen varmistaminen tehdään yhtä lailla vuorovaikutuksen avulla – antamalla ihmisten vaikuttaa. Useimmat meistä nauttivat, kun saavat olla mukana säätämässä malleja omaan ymmärrykseen sopivammiksi. Tähän tulisi organisaatioissa kannustaa ja osoittaa henkilöstölle, että heidän mielipidettään arvostetaan. Ja tietenkin sitoutua tähän myös! Jos henkilöstölle luvataan mahdollisuus vaikuttaa, mielipiteet tulee myös aidosti ottaa huomioon: avoimesti ja tuomitsematta. Muutoin käy niin, että hetken kuluttua mielipiteitä ei enää tule, kehittämiseen osallistuminen vähenee ja sitoutuminen heikkenee.
7. Konkreettiset toimenpiteet
Olen itse ollut lukuisia kertoja sellaisessa tilanteessa – esimerkiksi tiedotteen vastaanottajana, palaverissa tai jopa koulutuksessa – jossa on esitelty jokin uusi asia, mutta ei ole kerrottu konkreettisia toimenpiteitä asian edistämiselle. Tällöin lukijalle tai kuulijalle jää ilmaan pelkästään kysymyksiä: miksi tästä asiasta ylipäänsä kerrottiin minulle, mitä minun pitää tai mitä voin tehdä, mitä toimenpiteitä minulta odotetaan ja milloin.
Anna siis selkeät tiedot jatkotoimenpiteistä. Kerro mahdollisimman tarkasti mikä muuttuu, miten uusi asia vaikuttaa kenenkin työhön käytännössä ja mistä tarkasta hetkestä lähtien toimitaan uudella tavalla. Kerro myös kuka antaa asiassa lisätietoja ja mistä saa tukea, jos käyttöönotossa tulee haasteita.
8. Johdon sitoutuminen ja esimerkki
Pitäisi olla sanomattakin selvää, että myös (ja aivan erityisesti) johdon ja esimiesten tulisi sitoutua sovittuihin toimintamalleihin. Tämä on kuitenkin asia, jonka kanssa olen nähnyt kamppailtavan yllättävän paljon siihen nähden, että toimintamallien järkevöittämisen, toiminnan kehittämisen ja strategian jalkauttamisen pitäisi olla nimenomaan johdon intressi!
Jos joku asia on juuri sovittu toteutettavaksi tietyllä tavalla perustellusta syystä, miksi aina jostain löytyy joku organisaation johtoon kuuluva taho, joka omaa valtaansa käyttäen toimii juuri päinvastaisella tavalla? Vedetään välistä, ajetaan ohituskaistaa ja käytetään ihan omia prosesseja asioiden hoitamiseen. Ymmärtävätkö nämä henkilöt, että he samalla tekevät turhaksi kaiken tehdyn suunnittelu-, kehittämis- ja jalkautustyön, ja samalla osoittavat silmiinpistävää aliarvostusta työntekijöitään kohtaan?
Johdon tulee lukea samat viestit ja osallistua samoihin jalkautustilaisuuksiin ja keskusteluihin henkilöstön kanssa, eikä olettaa jo tietävänsä mikä muuttuu. Hyvä johtaja ja esimies pystyy myös itse myöntämään osaamattomuutensa ja ottamaan uusia ajatuksia vastaan sellaisilta, jotka ovat asiaan perehtyneet. Lopulta johdon tulee sitoutua ykköslinjassa sovittuihin muutoksiin ja toimia niiden toteutumisen puolestapuhujana, vartijana ja esimerkin näyttäjänä!
9. Seuranta, mittaaminen ja jatkuva parantaminen
Muutosten toteutumisen seuranta tulisi aloittaa heti ensi hetkistä lähtien. Muutoksesta riippuen tämä voi tarkoittaa esim. ensimmäistä tuntia, päivää, viikkoa tai kuukautta.
Henkilöstölle on hyvä korostaa, kuinka tärkeää on, että kaikki ottavat sovitut toimintamallit käyttöön yhtä aikaa. Muutoin uuden mallin toimivuutta on mahdotonta arvioida!
On myös tärkeää osoittaa, että muutoksen käyttöönottoa valvotaan ja poikkeamiin puututaan välittömästi. Poikkeamien tunnistamisen tulee ulottua myös organisaation johtoon! Poikkeamat sovitusta toimintatavasta voivat johtua esim. siitä, että jokin viesti on yksinkertaisesti mennyt ohi tai henkilö ei ole aivan varma miten pitäisi toimia. Yhtä kaikki seurannalla kaikki tällaiset poikkeamat saadaan kiinni ja niihin voidaan puuttua välittömästi.
Koska muutoksen käyttöönoton seurannan aikaikkuna voi olla niinkin lyhyt kuin yksi tunti ja toisaalta seurantaa ja mittaamista tulee tehdä vielä pitkän aikaa käyttöönoton jälkeenkin, tähän tulee resursoida riittävästi aikaa käyttöönoton yhteydessä. Seurantaan kuuluu olennaisena osana myös säännöllinen viestiminen saavutetuista tuloksista, sekä käyttökokemusten ja tulosten jatkuva analysointi ja arviointi, joiden pohjalta uutta toimintamallia voidaan edelleen kehittää.
10. Aika
Muutoksen jalkauttaminen vie AIKAA! Usein tämä unohdetaan ja yritetään metsästää pikavoittoja. Väitän, että sellaista tärkeää muutosta ei olekaan, jossa joku nopeasti suunnittelee muutoksen ja sitten se vain otetaan käyttöön. Ei, vaikka muutoksen suunnittelijana, kohteena ja toteuttajana olisi yksi ja sama henkilö!
Jalkauttaminen on osa muutosta ja muutosten toteuttamisessa on muistettava perinteiset muutoksen vaiheet: sabotointi, vastustaminen, luopuminen, neutraalius, hyväksyminen, tekeminen, yhteistyö ja lopulta vasta sitoutuminen. On hyväksyttävä, että matkan varrelle kuuluu muutosvastarintaa, surutyötä ja varsinaista uuden oppimista. Tästä näkökulmasta on selvää, että myöskään uusien toimintamallien jalkautukset eivät tapahdu viikossa, kuukaudessa tai välttämättä edes vuodessa – eivätkä varsinkaan itsestään! Kestävien tulosten saavuttamiseksi tarvitaan paljon osaamista, ymmärrystä ja kokonaisuuden hallintaa, sekä pitkäjänteistä ja määrätietoista työtä. Ja aikaa.
Sekä tässä että edellisessä blogikirjoituksessani kuvaamani asiat perustuvat vuosien kokemukseen erilaisten muutosten jalkauttamisesta. Toivon, että niistä on Sinulle hyötyä omien muutostesi jalkauttamisessa!
Käytännössä monet kohdat saattavat tuntua aivan liian monimutkaisilta ja hankalilta huolehtia kaiken muun tekemisen ohessa – kun sille kehittämisellekään ei tunnu olevan yrityksessä riittävästi aikaa! Tällöin kannattaakin kääntyä sellaisen ulkopuolisen asiantuntijan puoleen, joka osaa opastaa organisaationne muutos- ja jalkauttamisprosessin läpi, ja samalla lisätä henkilöstön omaa osaamista kestävän kehittämisen ja jalkauttamisen tekemisestä. Autan teitä mielelläni tässä haasteessa!
