Onnistuneeseen kehittämiseen liittyy olennaisena osana kehitettävän asian jalkauttaminen päivittäiseksi käytännön toiminnaksi. Monet hyvät ideat tyrehtyvät usein siihen, kun niitä ei syystä tai toisesta saada vietyä osaksi päivittäistä toimintaa. Henkilöstö ei alakaan toimimaan suunnitellulla tavalla. Kun syitä lähdetään selvittämään, saadaan vastaukseksi kirjava joukko erilaisia syitä, uuden toimintamallin toimimattomuudesta kiireeseen ja osaamattomuuteen.
Itse en usko, että henkilöstö tahallaan purnaa uusia toimintatapoja vastaan. Kehittämisen myötä kuitenkin yleensä aina jokin asia aina muuttuu. Siksi jalkauttamiseen, kuten moneen muuhunkin kehittämisen vaiheeseen, liittyy vahvasti perinteisiä muutosjohtamisen periaatteita.
Tähän blogitekstiin olen koonnut kestävän jalkauttamisen ensimmäiset viisi vaihetta, jotka mielestäni muutoksen jalkauttamisessa kannattaisi huomioida.
1. Ydinjoukon kokoaminen
Jalkauttaminen alkaa jo siinä vaiheessa, kun mietitään keitä organisaatiosta otetaan mukaan muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen. Olisi tärkeää löytää mukaan henkilöitä, joilla todella on paloa asioiden kehittämistä kohtaan, sekä riittävästi aikaa resursoituna kehittämistyöhön. Olisi myös hienoa, jos voitaisiin löytää sellainen joukkue, jonka persoonalliset ominaisuudet tukevat toisiaan.
Tässä kohtaa kannattaa todella myös harkita, pitäisikö mukaan ottaa myös muutoksen vastustajia. Heistä nimittäin saattaa tulla lopulta parhaita muutoksen puolestapuhujia!
2. Jalkauttamisen palastelu
Aivan samalla tavalla kuin koko muutos, myös jalkauttaminen kannattaisi joskus tehdä pienemmissä paloissa. Laajoissa/pitkissä projekteissa voisikin olla hyvä määritellä välietappeja ja jalkauttaa näiden osakokonaisuuksien tuloksia aina sitä mukaa kun ne valmistuvat. Jalkauttamisen tavat voidaan suunnitella aina sen mukaan, millaisesta kokonaisuudesta on kysymys: onko kyseessä lähinnä tiedotusluontoinen asia vai vaatiiko se jo jonkinlaista toimintatapojen ja –kulttuurin muutosta. Joka tapauksessa tekeillä olevan muutoksen esillä pitäminen on tärkeää, vaikka lopullinen toteutus ei olisikaan vielä päivän kirkas.
3. Viestintä ja vuorovaikutus
Avoin viestiminen muutoksesta kannattaisi aloittaa aina heti, kun muutoksesta tiedetään. Tämä lisää yleistä luottamusta siihen mitä ollaan tekemässä ja antaa henkilöstölle mahdollisuuden alkaa jo ajatuksen tasolla valmistautumaan muutokseen.
Viestinnän merkitystä ei voi riittävästi korostaa tässäkään asiassa. Silti haluan kertoa, miksi pelkkä viestintä ei usein riitä.
Monet mieltävät viestinnän tiedottamiseksi, joka yleensä on hyvin yksipuolista viestintää. Kun puhutaan muutoksen jalkauttamisesta, eli käytäntöön viemisestä, se tarkoittaa yleensä sitä, että myös jotain ihmisten toimintatavoissa pitää muuttaa. Jotta suunnitelma (tai strategia) voisi muuttua toiminnaksi, vaaditaan ensin sen ymmärtämistä toiminnan jokaisella tasolla. Tärkeää siis on, että jokainen organisaatiossa työskentelevä voi ymmärtää, miksi muutoksia toteutetaan (perustelut), mikä muuttuu, mikä säilyy ennallaan, miten juuri minun odotetaan jatkossa työtäni tekevän, millaista tulosta siltä odotetaan ja miten sitä seurataan. Usein ymmärryksen saavuttaminen vaatii keskustelua ja keskustelu taas vaatii ensinnäkin aikaa ja lisäksi avointa ja kunnioittavaa toimintakulttuuria, jossa jokaista työntekijää pidetään tärkeänä ja arvokkaana.
Se, että henkilöstölle annetaan mahdollisuus vaikuttaa muutoksen etenemiseen ja sisältöön, lisää luottamusta muutosta kohtaan. Luottamuksen ilmapiiri lisää avointa keskustelua, joka puolestaan lisää yhteisen ymmärryksen syntymistä. Vasta ymmärryksen kautta voi syntyä aito hyväksyntä, sen jälkeen sitoutuminen ja lopulta kestävä muutos.
4. Selkeä kieli
Olisi tärkeää, että muutoksessa käytettäisiin selkeää ja ymmärrettävää kieltä – sellaista, jota henkilöstö itsekin käyttää. Yhteinen kieli auttaa kokonaisuuden kollektiivisessa ymmärtämisessä. Käytännössä tämä tarkoittaa usein esim. kehittämistyössä (tai strategiassa) käytettyjen käsitteiden muuttamista ymmärrettäväksi kaikille organisaation jäsenille. Tämä on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty!
Käytä yksinkertaista ja ytimekästä kieltä, esimerkkejä, mielikuvia, kansantajuisia vertauksia ja visualisointia yhteisen ymmärryksen lisäämisessä. Sano suoraan, mitä tarkoitat – lopeta poliitikkojargoni. Jos et osaa, et ole tehnyt itsellesikään täysin selväksi, mitä oikeasti halutaan. Tällöin myös henkilöstön on täysin mahdotonta ymmärtää tahtotilaa. Jos taas et halua sanoa asioita suoraan, muista, että ihmiset eivät ole tyhmiä. He huomaavat kyllä nopeasti, jos jossain on koira haudattuna ja tämä puolestaan syö luottamusta. Jokainen osannee itse päätellä, miten luottamuksen puuttuminen vaikuttaa esimerkiksi muutokseen sitoutumiseen ja tätä kautta muutoksen onnistumiseen.
5. Miten – käytännön toteutus
Käytännön toteutuksella tarkoitan tässä niitä viestintä-, vuorovaikutus- ja koulutustapoihin liittyviä valintoja, joilla jalkauttaminen lopulta tehdään. Usein erilaisia keinoja kannattaa arvioida huomioiden jalkautettavan muutoksen aihe ja laajuus.
Jos arvioidaan, että toteutettava muutos on niin pieni ja vähäpätöinen, että pelkkä viestintä riittää, kannattaa silti muistaa ohje: viesti, viesti ja viesti. Viestin tulee olla äärimmäisen yksiselitteinen ja sitä pitää toistaa useita (kymmeniä) kertoja, jotta se oikeasti huomioidaan ja viedään käytännön toiminnaksi. Viestin vahvistamiseksi vähintään kertaus ja keskustelu yksikkö- ja tiimipalavereissa olisi suotavaa. Tämä sama pätee myös videokoulutuksiin: ne ovat hyvä tapa kouluttaa esimerkiksi uusien sähköisten työkalujen käyttöä visuaalisesti, mutta harvoin toimivat vaikkapa kokonaan uusien prosessien tai toimintamallien jalkauttamisessa, koska niistä puuttuu mahdollisuus aitoon vuorovaikutukseen.
Itse suosin monimutkaisten ja ristiriitaisia tunteita herättävien muutosten jalkauttamiseen edelleen läsnätilaisuuksia aina kun se kohtuullisella vaivalla ja kustannuksella on mahdollista. Toinen vaihtoehto on erittäin hyvin suunnitellut ja alustetut virtuaalikokoukset, joissa käytetään monipuolista tekniikkaa ja osallistavia työskentelytapoja. Sekä läsnä- että virtuaalikoulutusten vetäjillä olisi hyvä olla edes muutamia fasilitointityökaluja käytössään, jotta ihmiset saadaan osallistumaan ja tuomaan esille omat ajatuksensa ja tuntemuksensa. Koulutustilaisuudetkin kannattaa ajatella edelleen kehittämisenä ja käyttää osallistujien joukkoäly hyödyksi!
Käytännön jalkautusten varsinainen sisältö ja myös jatkotoimenpiteet on suunniteltava huolellisesti. Tästä kirjoitan seuraavassa blogitekstissäni, jossa kuvaan kestävän jalkauttamisen viisi seuraavaa vaihetta.
